1. Žádost o poskytnutí prostředků z FZŠ ČKP se předkládá elektronicky prostřednictvím aplikace FZŠ Office vyplněním příslušného formuláře.

To neplatí pro žádosti z FZŠ na pořízení techniky a operační střediska, tyto žádosti se podávají prostřednictvím datové schránky s elektronickým podpisem odpovědné osoby žadatele. 

Lhůta pro podání žádosti je do 15. září kalendářního roku.

2. Hodnocení žádostí

Hodnocení žádostí probíhá za účasti dvou expertních skupin (dopravně bezpečnostní a marketingová) v souladu s Kritérii a Programy vyhlášenými Komisí.

Komise posuzuje veškeré žádosti o prostředky z FZŠ na svém nejbližším zasedání (standardně v 1. polovině listopadu) uskutečněném po lhůtě pro jejich podání a zpracuje návrh na rozdělení prostředků z FZŠ jednotlivým žadatelům na následující kalendářní rok

Konečný návrh předkládá Komise správní radě ČKP, Ministerstvu vnitra ČR a Ministerstvu dopravy ČR. Návrh je schválen, pokud k němu do 30 dnů ode dne jeho doručení kterýkoliv z orgánů nevysloví nesouhlas z důvodu rozporu určení prostředků z FZŠ s jeho určením podle zákona.

Další jednání Komise o konečné dorozdělení finančních prostředků pro daný kalendářní rok probíhá standardně v únoru.

3. Vyrozumění všech žadatelů o finančních prostředky z FZŠ

Po odsouhlasení konečného rozdělení finančních prostředků vyrozumí ČKP všechny žadatele, zda byl jejich projekt vybrán k realizaci či nikoliv.

4. Uzavření Smlouvy o poskytnutí finančních prostředků z FZŠ

S vybranými žadateli je následně uzavřena Smlouva o poskytnutí finančních prostředků z FZŠ.

            Ve většině případů je výplata finančních prostředků rozdělena do několika splátek s ohledem na jednotlivé fáze harmonogramu projektu.

5. Průběžné a závěrečné zprávy

jednou z podmínek pro poskytnutí prostředků z FZŠ je podávání průběžných, resp. závěrečných zpráv během realizace projektu. Průběžné, resp. závěrečné zprávy jsou podávány vždy k 28. únoru a 31. červenci.

Průběžné a závěrečné zprávy obsahují vyúčtování prostředků k aktuální fázi projektu a další relevantní dokumenty.

V případě neplnění projektu nebo jeho neúčelnosti může Komise projekt zastavit nebo ukončit a případně neposkytnout další prostředky nebo požadovat jejich vrácení.

6. Kontroly

Komise je oprávněna provést kontrolu použití finančních prostředků z FZŠ, kdy příjemce finančních prostředků je povinen na vlastní náklady Komisi poskytnout veškeré informace a doklady týkající se použití prostředků z FZŠ a umožnit provedení kontroly použití prostředků FZŠ.

Kontrola je předem (v dohodnuté lhůtě) oznámena příjemci finančních prostředků z FZŠ a je prováděna zpravidla v sídle příjemce.

Podrobný postup při podávání žádosti o finanční prostředky z FZŠ ČKP je veden v Zásadách.